Feedback geven - zo doe je dat op een volwassen manier

Jij en ik zijn verschillend en dit vertaalt zich in een andere manier van denken, doen en laten binnen onze samenwerking. Juist de diversiteit en verschillen van mening zijn een grote kracht van samenwerken. Probeer maar eens een puzzel te maken met enkel perfect ronde stukjes!

Feedback zit in de kern van samenwerking. Het maakt zichtbaar wat er werkelijk gebeurt tussen mensen, hoe gedrag landt en wat het effect is op het team. Juist hier ontstaat spanning. We willen het wel, maar doen het niet. Uit angst voor conflict, oordeel of het beschadigen van de relatie. Dit vraagt om leiderschap: de bewuste ontwikkeling van teamvolwassenheid.

Lencioni: constructief conflict is een belangrijke voorwaarde voor effectieve samenwerking binnen teams.

Volgens Patrick Lencioni is feedback geen losse communicatietechniek, maar een logisch gevolg van hoe een team samenwerkt.

In zijn piramide van teamontwikkeling vormt vertrouwen de basis. Zonder vertrouwen durven teamleden zich niet uit te spreken en wordt feedback vermeden of verpakt. Wanneer teams constructief conflict aangaan (dat is: verschillen benoemen zonder de relatie te schaden) ontstaat ruimte voor eerlijke feedback. En omgekeerd: oprechte feedback cultiveert direct het vermogen tot het aangaan van constructief conflict.

Teams die hun feedback-vaardigheid willen verbeteren, hebben dus niet méér feedbackregels nodig, maar een fundament van vertrouwen en volwassen conflict.

Vaak wachten we te lang waardoor constructieve feedback vervalt in kritiek. De lading die hierdoor inmiddels is ontstaan, overschaduwt de inhoudelijke boodschap voor de ontvanger waardoor de samenwerkingsrelatie eerder wordt geschaad dan verbeterd.

Of we zijn juist zo blij met de samenwerking dat we liever niets willen ‘verpesten’ door de feedback. Herkenbaar? Juist dit is enorm tricky, want door deze keuze creëer je, onbewust, afstand in de relatie. Je houdt immers iets van jezelf weg uit de relatie: jouw mening. Hoe klein en goed bedoeld ook, als je hier eenmaal mee begint wordt het steeds moeilijker te wenden. 

Neem een relatie met iemand in gedachten. Stel je voor dat jullie relatie een vliegtuig is dat vanaf Schiphol opstijgt op naar zonnig Barbados. Maar je besluit net even iets in te houden, waardoor jullie relatie-vliegtuig 1° van koers afwijkt. De afwijking wordt groter naarmate je verder vliegt. Uiteindelijk maak je een waterlanding en is het bijna 130 km zwemmen naar je zonnige oord.

Waarom houden we ons dan toch in? Omdat feedback (geven en ontvangen) vaak iets raakt in ons zelfbeeld, status of gevoel van veiligheid. De kunst is om feedback niet uit angst te vermijden, maar om de angst juist in te brengen. "Goh, ik merk dat ik dit best spannend vind om te zeggen..."

Door juist wel feedback te geven houd je de relatie zuiver en de samenwerking optimaal. Niet de mantel der liefde, maar juist eerlijkheid en openheid maken een goede relatie. Bovendien hoef je zo niets van jezelf weg te stoppen én weet je waar je aan toe bent met de ander omdat deze ook niets wegstopt.

Dr. Amy Edmondson (Harvard University) is expert psychologische veiligheid op de werkvloer: "We're living more and more in a knowledge economy. It is the knowledge, the ideas that people have and bring, that really add value in the market place. So it stands to reason that we need to hear from people. And yet the research, the data are overwhelming: that people feel they cannot speak up at work. That means we're losing enormous value."

Onderzoek toont aan dat schrikbarend veel mensen zich niet veilig genoeg voelen om feedback te delen, terwijl dit een van de grootste krachten binnen organisaties kan zijn. Welk cijfer zou jij jezelf geven in het kunnen ontvangen van feedback?

‘C’est le ton qui fait la musique.’ Niet wat je zegt maar hoe je het brengt is wat het resultaat bepaalt. Feedback...

• Is concreet, niet abstract;
• Is taakgericht, niet persoonlijk oordelend;
• Vindt plaats in dialoog, niet monoloog;
• Wordt gegeven vanuit rust en als er ruimte is om te ontvangen;
• Zit in het proces, niet enkel in één moment.

Na dit artikel zie je vast al wat verbeterpunten als het gaat om feedback in jouw team. Doorloop de checklist en ontdek waar jullie ontwikkelkansen liggen:

1) We spreken feedback uit voordat het zich door ontwikkelt in frustratie.

2) Onze feedback is gericht op gedrag en de impact van dat gedrag op de feedback-gever.

3) Teamleden schuwen conflict niet en durven het oncomfortabele te benoemen.

4) Feedback is een vast onderdeel van teamrituelen (dagstart, retrospectief).

5) We zijn in staat zelf te reflecteren op hoe we feedback ontvangen.

6) We gaan na wat er concreet met feedback gebeurt.

7) De (team)leider is een voorbeeld in het geven en ontvangen van feedback volgens bovenstaande punten.*

* Wil je weten waar je als leidinggevende op kan letten als je jouw teamlid feedback wil geven? Of hoe je het juist aanvliegt als je jouw leidinggevende feedback wilt geven? Download hieronder de hand-out en neem de tips mee.

Mag feedback een gezond onderdeel worden van jouw team? Download hieronder de hand-out: je krijgt dit artikel én een praktische oefening in het geven van feedback.

Als je klaar bent voor de volgende stap, nodig een van onze trainers dan uit. Samen onderzoeken we hoe jij als leider van feedback een feestje maakt (schurend en altijd toewerkend naar resultaat waar jouw hele team trots op is).